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Titel
Text copied to clipboard!Exekutivsekretär/in
Beschreibung
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Wir suchen eine/n engagierte/n und erfahrene/n Exekutivsekretär/in zur Unterstützung unseres Führungsteams bei der effizienten Organisation und Verwaltung des Tagesgeschäfts. In dieser Schlüsselposition übernehmen Sie eine zentrale Rolle bei der Koordination von Terminen, der Kommunikation mit internen und externen Partnern sowie der Vorbereitung wichtiger Unterlagen und Präsentationen.
Als Exekutivsekretär/in sind Sie die rechte Hand der Geschäftsleitung und tragen maßgeblich zur reibungslosen Abwicklung operativer und strategischer Aufgaben bei. Sie behalten auch in stressigen Situationen den Überblick, arbeiten diskret und professionell und verfügen über ein hohes Maß an Organisationstalent.
Zu Ihren Aufgaben gehören unter anderem die Planung und Koordination von Meetings, Geschäftsreisen und Veranstaltungen, die Erstellung von Protokollen und Berichten sowie die Bearbeitung vertraulicher Informationen. Sie sind Ansprechpartner/in für interne Abteilungen sowie externe Geschäftspartner und sorgen für eine effiziente Kommunikation auf allen Ebenen.
Darüber hinaus unterstützen Sie bei der Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen, analysieren Informationen und bereiten diese strukturiert auf. Sie arbeiten eng mit anderen Abteilungen zusammen und tragen zur Optimierung interner Prozesse bei.
Wir bieten Ihnen ein dynamisches Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien, Entwicklungsmöglichkeiten und einem hohen Maß an Eigenverantwortung. Wenn Sie über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, Kommunikationsstärke und ein professionelles Auftreten verfügen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Koordination und Organisation von Terminen und Meetings
- Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen, inklusive Protokollführung
- Verwaltung vertraulicher Dokumente und Informationen
- Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
- Organisation von Geschäftsreisen und Veranstaltungen
- Erstellung von Präsentationen, Berichten und Statistiken
- Unterstützung bei strategischen und operativen Aufgaben
- Pflege und Verwaltung von Kalendern und E-Mail-Korrespondenz
- Bearbeitung von Anfragen und Anliegen der Geschäftsleitung
- Optimierung administrativer Prozesse
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich auf Führungsebene
- Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
- Hohes Maß an Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
- Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Flexibilität und Belastbarkeit
- Professionelles Auftreten und gepflegtes Erscheinungsbild
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie in der Assistenz auf Führungsebene gesammelt?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
- Wie organisieren Sie Ihren Arbeitsalltag bei hoher Arbeitsbelastung?
- Welche Tools und Software nutzen Sie zur Termin- und Aufgabenverwaltung?
- Wie würden Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten beschreiben?
- Wie gehen Sie mit kurzfristigen Änderungen im Terminplan um?
- Welche Rolle spielt Diskretion in Ihrer täglichen Arbeit?
- Wie priorisieren Sie Aufgaben bei mehreren gleichzeitigen Anforderungen?
- Haben Sie Erfahrung in der Organisation von Geschäftsreisen?
- Wie gehen Sie mit Stresssituationen um?
